Archivierung
Archivierung ist die geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Informationen für eine längerfristige Nutzung oder einen festgelegten Aufbewahrungszweck. Sie kann Papierunterlagen und digitale Daten betreffen.
Wiederfinden und langfristig lesen
Zu einem Archiv gehören Auswahl, Ordnung, Metadaten und geregelter Zugriff. Bei digitalen Unterlagen müssen außerdem Lesbarkeit und Integrität über die vorgesehene Zeit erhalten werden. Das kann Formatprüfungen, Migrationen und dokumentierte Verfahren erfordern.
Archiv ist nicht gleich Backup
Eine Datensicherung dient vor allem dazu, einen Datenbestand nach Verlust oder Beschädigung wiederherzustellen. Ein Archiv dient der gezielten Aufbewahrung und späteren Nutzung ausgewählter Unterlagen. Beides kann zusammenwirken, ersetzt sich aber nicht automatisch. Auch ein Archiv benötigt eine passende Sicherung.
Anforderungen hängen von den Unterlagen ab
Ein gewöhnlicher Speicherordner ist nicht allein durch seine Bezeichnung ein unveränderbares oder rechtssicheres Archiv. Erforderliche Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz und Löschregeln richten sich nach dem konkreten Inhalt und den einschlägigen Vorgaben. Weder eine Festplatte noch ein Cloudspeicher erfüllt diese Anforderungen automatisch.
Quellen: BSI – Datensicherungskonzept; Hessische Archivberatung – Digitale Unterlagen. Geprüft am 27. Oktober 2026.
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